:会议出现突发≡情况怎么办?西安万旗企业文化传播▃有限公司-西北地区专业化的会议服务公司 会议服务 会议策划 商务活动 活动庆典 展览展示

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                  会议出现突发情况怎〓么办?
                  发布者:本站 发布时间:2017-2-22 11:12:53 阅读:698次 来源:本站原创 双击自动滚屏

                  会议的突发情况会给会务人员造成被动,

                  如果会务人员不能〓及时从容应对,

                  势必造成慌乱和差错,影响会议▲的效果。




                  Step1树立应变◣意识,制定缜密方案


                  一是↑完善会务方案,防止出现“万一”。成功应对会议突发情况靠的是会务人员对会务工作的缜密考虑。每次召开大型会议前,要根据会议内容、议题、议程、会期长短以及人员多少,明确会议的要求,制定详细的会务工作方案。

                    

                  二是细化◆应对预案,多想几个“万一”。会务服务中,我们坚持多想几个“万一”,多设计几个“万一”,把会议各个环节可能出现的情况逐一分析,制定Ψ 每个可能出现情况的应对预案。特别是大型会议和活动,我们针对交通、天气、卫生等方面可能发生的情况拟定不同情况的工作预案,保证出现突发情况及时应对。


                  Step2做好防范准备,提高应变能力


                  大型会议和活动会期长、规模大、人员多,会议期间活动较多,不可预期的因素也多,往往容易在细节上出现差错。会务人员必须做好突发情况的应对准备,保证临变不惊、处变不乱。

                    

                  一是〖名牌多备。出席会议的领导在会前发生变化是会务服务中经常遇到的问题。在会议服务中要在会前核对落实出席领导是否有变∑ 。同时,制作多套名牌,对会前变更出席领导的,及时更换。

                    

                  二是材料备份。每次会议前,在领导讲话或会议材料定稿之后,在提前送交有关领导及秘书的同时,会务人员另外备好一份讲话稿和会议材料。一旦发生出席领导因特殊情况忘带材料的情况,能及时应对。

                    

                  三是会前查验。会议准备工作就绪后,要在会前对会场布置、会标挂制、材料分发和话筒音响等各个环节逐一进行」查验,保证不出任何差错。

                    

                  四是及时汇报。专题会议或█小范围会议,在通知会议时要求参加会议单位回复参会人员名单,确认单位主要ㄨ领导能否参会,对单位主要领导不能参加会议的及时向安排会议的领导汇报,以便及时调整参会人员或调整会议时间。


                  Step3加强沟通协调,确保信息畅通

                  会务人员对整个会议组织服●务工作的了解掌握程度以及会务人员之间信息能否及时沟通,是保证会议不出差错、不出问题的关键,也是及时应对会议突变情况的保证。

                    

                  一是加强沟通。除印发会务工作方案,明确各个会务工作组的职责任务、工作标准要求外,还印发会务人员详细分工及联络▼表,便于每个会务组互相沟通≡、了解情况。

                    

                  二是注重衔接。在大型会议和活动组㊣织服务中,注重加强各工作组之间的工作衔接。一方面根据需要,及时召开会务各工作组碰头会,通报各组工作情况,分析会务⊙工作中存在的问题。另一方面在会议议程、时间地点、参会人员、出席领导等发生变化时,及时向各工作组和会务人员通报,保证信息及时畅通。

                    

                  三是综合协调。大型会议涉及的服务单♀位多,特别是一些重大活动往往涉及多个部门,要保证突发情况◣的及时处理,必须加强各个部门的协调。



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